Procter & Gamble (P&G) maakt slim gebruik van de aanwezige GS1 tools ter bijsturing van hun datakwaliteit
P&G maakt een statement: datakwaliteit is voor hen duidelijk dé prioriteit. Dit is namelijk de basis voor een efficiëntere samenwerking met de retailers en bovendien vergemakkelijkt het de communicatie naar de consumenten toe. Met de introductie van het digitale productpaspoort in het achterhoofd zal de nood aan betrouwbare informatie in een stroomversnelling gaan. Dit is de reden waarom ze hun data en processen op orde willen hebben voordat de complexiteit verder zal stijgen. Kim De Groote, gedreven Master Data Team Leader, vertelt hoe zij de kwaliteit van de productinformatie bij P&G aanpakt.
De validatieregels onder de loep
GS1 biedt een datakwaliteitsprogramma aan waaronder de validatieregels in My Product Manager. P&G weet deze validatieregels en de bijhorende datakwaliteitsrapporten efficiënt te benutten. “De datakwaliteitsscore in My Product Manager geeft me een betrouwbaar beeld van hoe correct onze data zijn. Daarom hebben we er destijds voor gekozen om alle GTINs op dit platform te publiceren en te kunnen genieten van alle rapporten en overzichten die My Product Manager biedt,” vertelt Kim.
“Het bijhorende leveranciersrapport gebruiken we zelfs meerdere keren per week. De overzichtelijke grafieken geven de huidige score en de meest voorkomende fouten en waarschuwingen duidelijk aan. Dit laat me toe om prioriteiten te stellen. Dankzij de gedetailleerde Excel-download kan ik alle fouten en waarschuwingen per GTIN downloaden en kunnen we concrete acties en correcties uitvoeren,” voegt ze toe.
Way of working
In april 2022 lanceerde P&G intern het zogenaamde ‘BE Data Quality Action Plan’ met als hoofdprioriteit het oplossen van de fouten. Alvorens aan de slag te gaan werden de fouten opgesplitst in 3 categorieën: ‘dangerous goods’, ‘taks’ en ‘één of meerdere van de verplichte talen ontbreekt’. Daarenboven hebben ze een grote controle uitgevoerd op GTINs die geschrapt konden worden omdat ze het assortiment verlieten.
“De afgelopen maanden hebben we op die manier onze datakwaliteit score opgedreven naar 93%, een mooie vooruitgang!,” vertelt de Master Data Team Leader fier.
Onze gesprekspartner
Kim De Groote is Master Data Teamleader voor P&G Benelux. Naast het aansturen van haar team werkt ze op verschillende GDSN projecten en vertegenwoordigt ze P&G in diverse GS1 bijeenkomsten. Op vlak van GDSN focust ze op de datakwaliteit en het automatiseren van standaard processen voor het genereren van o.a. complete en correcte etiketinformatie voor de doelmarkten België en Nederland. Procter & Gamble is één van de grootste leveranciers ter wereld op het gebied van huishoudelijke en verzorgingsproducten. Hun merken zijn te vinden in miljoenen keukens, wasruimtes en badkamers en worden van generatie op generatie doorgegeven. Bekende merken zoals Pampers, Ariel, Dreft en Gillette zijn een greep uit hun assortiment.
P&G legt de lat hoog. “Ons doel is om boven het mikpunt van 96% te komen en daar structureel te blijven.”
Kim’s tweede prioriteit is om ook de waarschuwingen onder handen te nemen. Het rode lampje schijnt hier hoofdzakelijk over het ontbreken van een beeld of artwork voor alle actieve GTINs. “Om deze kwestie tegen te gaan hebben we een standaard proces opgezet waarin we twee keer per maand de nieuwe gepubliceerde GTIN’s, identificeren en daar standaard de juiste beelden en URL aan koppelen.”
P&G blijft dus niet bij de pakken zitten en denkt op lange termijn. Naast de eenmalige grote correcties werken ze aan structurele aanpassingen in hun processen. “Eigenlijk pakken we het zo aan voor alle grote groepen fouten en waarschuwingen. We zoeken echt naar de reden waarom de informatie niet juist wordt gepubliceerd of ontbreekt en pakken deze oorzaak structureel aan, zodat we over een half jaar niet weer een grote lijst met dezelfde errors zien verschijnen,” legt Kim uit.
“Onze Master Data wordt intern opgezet op basis van zeer strikte protocollen. We hebben een gespecialiseerd GDSN Team, waar wij zeer nauw mee samenwerken. Zij verwerken onze data en publiceren die naar het netwerk, zowel tijdens onze standaard GDSN publicaties als tijdens dit specifieke ‘BE Data Quality Action Plan’. Dit geeft ons ook het vertrouwen dat we op termijn eventueel over kunnen gaan op Self Certification. Maar alles begint natuurlijk met de datakwaliteit structureel op orde te hebben,” vertelt Kim.
Toekomstplannen
P&G’s visie is om alle benodigde Master Data correct, compleet en op tijd te publiceren via GDSN. Het doel is dat dit de standaardmanier wordt om productinformatie van onze producten aan al onze retailers door te sturen, zonder bijvoorbeeld nog aparte Excel bestanden met elkaar te delen. Daarnaast zijn ze zoals eerder vermeld voorstander van Self Certification en zijn ze bereid om actief mee te werken aan een pilootproject.
Een woordje voor sectorgenoten?
“Gebruik My Product Manager en de beschikbare rapporten voor datakwaliteit”, luidt het overtuigend bij Kim De Groote. “De datakwaliteitsscore in My Product Manager werd intern bovendien als een KPI opgezet, zodat er zowel binnen P&G als extern naar dezelfde cijfers wordt gekeken en er op de juiste prioriteiten gefocust kan worden.” sluit Kim af.
Wil je zoals P&G ook aan de slag gaan met My Product Manager?
My Product Manager, het centrale platform voor het aanmaken van wereldwijde unieke identificatienummers, productidentiteitskaarten, downloaden van barcodes en het uitwisselen van master productgegevens.
