Soudal NV: “Als bedrijf is dit echt een stap vooruit”

Soudal mag dan een Belgisch familiebedrijf zijn, maar de lijm-, mastiek- en PU-schuimfabrikant is zeer zeker internationaal georiënteerd. Met 69 filialen over 5 continenten, is internationaal gestandaardiseerde gegevensuitwisseling cruciaal. Om de productdata van hun 1000 SKU’s wereldwijd uit te wisselen met klanten, gebruiken zij sinds juni dit jaar de GS1 datapool GS1 GDSN. Nicolas Verbruggen, die als project manager de overgang naar GS1 GDSN overzag, vertelt ons over zijn ervaringen met het gebruik van de GS1 datapool.

Nicolas: “Sinds juni 2020 wisselen we productgegevens uit met Intergamma via GS1 GDSN en binnenkort ook met Hubo.” Het liep niet meteen van een leien dakje, voegt hij er wel aan toe: “Het heeft even moeite gekost om alles goed te begrijpen, de nodige informatie te verzamelen en om ons in te werken. Maar nu we enkele maanden actief bezig zijn, ben ik al heel tevreden over hoe het is gegaan. Als bedrijf is dit echt een stap vooruit, zeker nu er steeds meer focus op omni-channel verkoop ligt. Ook van onze klanten krijgen we hele positieve reacties.”

De voordelen wijzen zichzelf uit. “Gezien de grootte en de breedte van ons assortiment, is gestructureerd werken heel belangrijk. De gestandaardiseerde productfiche geeft ons precies die structuur.”

Samenwerking

Dat het datamodel niet alleen voor België geldt, maar voor de hele Benelux gestandaardiseerd is, is een sterk voordeel, vertelt Nicolas. “Het feit dat iedereen op dezelfde manier werkt, zorgt niet alleen voor structuur binnen de eigen organisatie, maar het maakt ook dat zaken duidelijker zijn voor iedereen in de keten. Doordat iedereen vanuit een gemeenschappelijke basis vertrekt, dezelfde bricks en dezelfde attributen gebruikt, wordt de samenwerking heel erg vergemakkelijkt. Je weet dat iedereen naar hetzelfde toe werkt en dat opent de communicatie, wat maakt dat allerlei zaken, ook frustraties of moeilijkheden, gemakkelijker bespreekbaar zijn. Zo kunnen we samenwerken, in plaats van dat het een ‘wij-tegen-zij’ verhaal wordt.”

Datakwaliteit

Het is geen kwestie van alles één keer op te laden en er daarna niet meer naar om te kijken. “Het onderhoud blijft essentieel. Met een assortiment van 1000 SKU’s verdeeld over 30 bricks, zit daar nog wel een uitdaging. Zeker omdat we niet met alle bricks in één keer live zijn gegaan. We moeten dus én de bestaande productfiches up-to-date houden én nog nieuwe producten toevoegen. Dat is dus een soort van continue loop, die wel een investering vergt aan tijd en energie die je daarin moet steken. De uitdaging is ook om aan iedereen die eraan meewerkt, goed duidelijk te maken waarom we dit doen. Communicatie is ook hier weer het sleutelwoord. Zolang het begrip er is, zijn de mensen ook bereid om eraan te blijven meewerken. Maar we begrijpen ook het belang van de investering en daarom kiezen we ervoor om daarop te blijven inzetten, ook naar de toekomst toe.”

Gevaarlijke stoffen

Een volgende stap zit er ook al aan te komen: “In 2021 zijn we van plan om ook te beginnen met het uitwisselen van informatie over gevaarlijke stoffen via GS1 GDSN.

Omdat we wereldwijd filialen en dus handelspartners hebben, bouwen we momenteel aan een systeem waarin we al onze Safety Data Sheets (SDS) kunnen aanmaken, in alle nodige talen en die gemakkelijk uitgewisseld kan worden. Wanneer dat systeem eenmaal af is zijn we ook van plan om op die manier ook informatie uit te wisselen met andere retailers via GS1 GDSN.”

Vanzelfsprekend is het niet, om de juiste fiches uitgewisseld te krijgen met de juiste ontvanger, voegt Nicolas nog toe. “Er zijn allemaal verschillende documenten: SDS, DOP, technische fiches, etc. Het is dus wel een uitdaging om elke fiche bij de juiste partij te krijgen. Maar omdat we de noodzaak goed begrijpen, werken we er hard aan om dat allemaal te automatiseren en het manuele werk zo veel mogelijk te beperken.”

Boodschap aan andere leveranciers

“Ik kan andere leveranciers en retailers die op het punt staan om GS1 GDSN te gaan gebruiken, zeker aanraden om eerst de trainingen en workshops te volgen die worden aangeboden”, vertelt Nicolas. “Die geven je de nodige inzichten en dat helpt om te begrijpen waarom bepaalde zaken op bepaalde manieren gaan. Ook om te begrijpen hoe GS1 en GS1 GDSN werken.

Daarbij zijn die momenten ook goed om andere spelers op de markt te leren kennen en ervaringen uit te wisselen; misschien zitten ze met dezelfde uitdagingen als jij, of misschien zijn ze al een paar stappen verder dan jij en kan je daarvan leren. Zo hoef je niet zelf alles opnieuw uit te vinden. Dat contact zorgt er ook voor dat je de noden en eisen van medespelers in de markt begrijpt: doordat je weet wat er speelt, kan je meer toekomstgericht aan de slag gaan. Dan kan je ook slimmere investeringen doen. Bovendien zorgen die connecties en die samenwerking ervoor dat je elkaar beter begrijpt; het creëert de nodige goodwill, waardoor ook moeilijkere gesprekken soepeler gaan en de communicatie open blijft.”

De boodschap aan leveranciers die nog twijfelen is duidelijk: ”Gewoon doen!” moedigt Nicolas aan. “Gewoon durven ergens beginnen met het eerste gesprek en dan samen  stap voor stap uitbouwen.”