Unieke identificatie van locaties noodzakelijk voor vlot verloop van e-procurement
Hun samenwerking dateert al van 2008. Stad Antwerpen en Arco blijven nog steeds samen zoeken naar de volgende stappen in het volledig digitaliseren van de administratie van de stad. De afgelopen dertien jaar ging het facturatieproces van de Stad Antwerpen van 100 % papieren facturen naar 2 à 3 %, de overige 97 % wordt nu digitaal verwerkt. Sinds kort bekijken ze ook de voordelen van e-ordering. Hiervoor staat GS1 Belgilux hen ook bij in het intern implementeren van het Global Location Number om de logistieke keten nog vlotter te laten verlopen.
Koploper in digitale facturatie
Als corona ons iets geleerd heeft, is dat de toekomst digitaal is. Zo vertelt ook Winnie Brees, coördinator crediteuren bij Stad Antwerpen. “Wij besloten in 2015 om resoluut voor de digitalisering te gaan. Met de COVID-19-crisis zijn ook steeds meer leveranciers gaan inzien dat het digitaal kan: de business blijft draaien.” Sinds 2015 heeft de dienst een enorme ontwikkeling gekend. De helft van hun facturen ontvangen ze via Peppol, waar ze in 2017 pas mee gestart zijn na een periode waarin ze telkens EDI op maat van elke leverancier deden. Die 50 % zien ze bovendien elke maand met enkele procenten stijgen.
Winnies collega, Wilfried Horemans, verantwoordelijke voor het debiteurbeheer bij Stad Antwerpen, staat aan de andere kant van het proces en ook zijn dienst volgde in de digitalisering. “Wij hebben voor een multi-kanalen bezorging gekozen, aangezien wij verschillende klanten- en documenttypes hebben. Daarom kunnen de ontvangers zelf kiezen hoe ze de documenten van de stad Antwerpen ontvangen: via mail, smartphone, Peppol, Doccle of een papieren versie. Uitgaande facturen worden digitaal het vaakst via Peppol en mail ontvangen.” Bovendien zet Wilfrieds dienst volop in op hun online platform met verdere verspreiding via Peppol en e-box als targets. Ook e-commerce van stedelijke producten zit in de lift. Ondertussen hebben ze al de kaap van 170.000 elektronische e-commerce facturen overschreden en zien ze dat aantal dit jaar nog oplopen tot 240.000. Indrukwekkende cijfers van beide diensten dus, en dat ontging ook de jury van de e-Fa awards van de Vlaamse overheid niet. De stad Antwerpen is in vergelijking met andere steden en gemeenten een koploper in de digitale facturatie en dat werd in juni beloond met een e-Fa award.
Jarenlange samenwerking
Hun partner in crime voor digitalisering is Arco, een bedrijf actief in document management. Waar vroeger de focus op ‘on premise’ lag, is die nu opgeschoven naar clouddiensten. Voor het omzetten van papieren documenten naar digitale versies maken ze gebruik van Optical Character Recognition (OCR) technologie, waardoor beeld in tekst wordt omgezet en deze kan dan met intelligente technologie in een workflow geïntegreerd worden. Dirk Rijmenams Account Manager bij Arco, en Frank Humbeeck, Sales en Strategie bij Arco, duiden ook op het voordeel van facturen via Peppol te versturen. “De stad Antwerpen maakt gebruik van de boekhoudsoftware SAP. Als je via Peppol je facturen ontvangt, dan komen die automatisch in SAP terecht. Verschillende manuele handelingen worden er zo uitgehaald. We proberen als partner van onze klant altijd het aantal manuele handelingen in te perken, aldus Dirk Rijmenams.
e-ordering voor een automatische flow
Ze hadden al enkele jaren proefprojecten lopen met leveranciers rond e-ordering, maar daar botsten ze nog op beperkingen zoals het specifieke formaat dat nodig was voor hun boekhoudsoftware. “Als je leverancier dan een ander boekhoudsoftwarepakket had, dan zat je vast. Met Peppol kan iedereen dat bericht lezen”, legt Winnie Brees uit. Toen ze merkten dat steeds meer facturen via EDI binnenkwamen, zagen ze de opportuniteit om de matching tussen factuur en bestelling te vergroten. In juni hadden ze meteen een 100 % match met de eerste leverancier waarmee ze e-ordering gebruiken. “Je factuur van die bestelling staat bij wijze van spreken 20 minuten later klaar om geboekt te worden. Naast kostenbesparing en efficiëntieverhoging, merken we ook dat de levertijden korter zijn aangezien alles veel sneller in het systeem van de leverancier terechtkomt.”
Unieke identificatie van leverplaatsen
Goed begonnen is half gewonnen. Toch waarschuwde Arco hen voor het grote aantal leverplaatsen binnen stad Antwerpen. “Voor leveranciers is de stad Antwerpen een lichte nachtmerrie qua leverplaatsen”, lacht Winnie Brees. “Wij hebben meer dan 4.000 leverplaatsen die in ons boekhoudpakket zitten. Momenteel worden die nog tekstueel ingegeven in de e-order, maar dat zorgt voor verwarring bij leveranciers. Daarom zijn we op aanraden van Arco gaan aankloppen bij GS1 Belgilux om te bekijken hoe we intern het Global Location Number (GLN) kunnen implementeren.”
Arco is al langer bekend met het GLN aangezien ze ook vele klanten uit de gezondheidssector helpen. “Op e-invoices staat het KBO-nummer met het adres, maar bedrijven die bijvoorbeeld geen BTW-nummer hebben, hebben wel een unieke identificatie nodig voor het leveren van bestellingen. Voor die identificatie kwamen we dan ook al snel terecht bij GS1”, vertelt Frank Humbeeck.
Vanaf volgend jaar zou de stad aan de slag gaan met het implementeren van GLN’s. “Met de hulp en expertise van GS1 hopen we zo de knoop qua leverplaatsen te ontwarren en onze workflow nog efficiënter te maken.”
Het belang van partners
Stad Antwerpen is blij dat ze beroep kunnen doen op de expertise van Arco en GS1 Belgilux. “Het is belangrijk dat we samenwerken op een efficiënte manier. GS1 is bijvoorbeeld met hun cross-sector nieuwsbrief de perfecte schakel tussen overheid en het bedrijfsleven. Zo zijn bedrijven op de hoogte van wat overheden doen, en weten wij wat de noden van de leveranciers zijn”, sluit Winnie Brees af.
