Une identification unique des sites est indispensable à l'e-procurement
Leur collaboration date déjà de 2008. Mais la Ville d’Anvers et Arco continuent à franchir des étapes dans la numérisation complète de l’administration de la ville. Ces dernières années, le processus de facturation de la Ville d’Anvers est passé de 100 % à 2 à 3 % de factures papier, les 97 % restants étant traités de manière numérique. Depuis peu, les deux partenaires étudient également les avantages de l’e-ordering. Dans ce cadre, GS1 Belgilux les assiste dans l’implémentation interne du Global Location Number afin de continuer à fluidifier la chaîne logistique.
Pionner de la facturation numérique
Si la crise sanitaire nous a appris quelque chose, c’est que le futur était numérique. C’est également l’opinion de Winnie Brees, coordinatrice créditeurs à la Ville d’Anvers. « Nous avons décidé de jouer résolument la carte de la numérisation en 2015. Avec la crise sanitaire, de plus en plus de fournisseurs ont compris qu’il était possible d’opérer de manière numérique : les entreprises continuent à tourner. » Le service a connu une évolution profonde depuis 2015. Il reçoit désormais 50 % des factures via Peppol, système qu’il n’a implémenté qu’en 2017 après une période durant laquelle il a travaillé avec un EDI sur mesure pour chaque fournisseur. Et ce pourcentage augmente chaque mois.
De l’autre côté du processus, Wilfried Horemans est responsable de la gestion des débiteurs à la Ville d’Anvers et son service a également opté pour la numérisation. « Comme nous traitons différents types de clients et de documents, nous privilégions une distribution multicanale. C’est pourquoi les destinataires peuvent choisir le format dans lequel ils reçoivent les documents de la ville d’Anvers : par e-mail, sur smartphone, sur Peppol, sur Doccle ou en version papier. Pour les factures, Peppol et les mails arrivent désormais en tête. De plus, le service de Wilfried investit dans la plate-forme en ligne avec une distribution ultérieure via Peppol et e-box comme cibles. Le e-commerce de produits municipaux est également en hausse. Ils ont déjà franchi le cap des 130 000 factures électroniques, et leur nombre atteindra 245 000 cette année cette année. Des chiffres impressionnants qui n’ont pas échappé au jury des e-Fa Awards de la Région flamande. Par rapport aux autres villes et communes, la Ville d’Anvers fait figure de pionnier de la facturation numérique en Flandre, ce qui leur a valu un e-Fa Award en juin dernier.
Une longue collaboration
En matière de numérisation, la Ville s’est associée à Arco, une entreprise active dans la gestion de documents. Alors qu’elle se concentrait sur les services sur site, elle a désormais opté pour le cloud. Pour la conversion de documents papier en version numérique, ils font appel à la reconnaissance optique de caractères (OCR), une technologie qui convertit les images en texte qui peut être intégré dans un workflow à l’aide d’algorithmes intelligents. Dirk Rijmenams, Account Manager chez Arco, et Frank Humbeeck, Sales & Strategy chez Arco, soulignent également les avantages de l’envoi des factures via Peppol. « La Ville d’Anvers utilise le logiciel de comptabilité SAP. Quand on reçoit des factures via Peppol, elles arrivent automatiquement dans SAP. Résultat : plusieurs tâches manuelles disparaissent. En tant que partenaire de notre client, nous essayons toujours de limiter les opérations manuelles », explique Dirk Rijmenams.
L'e-ordering pour un processus automatisé
Des projets pilotes en matière d’e-ordering étaient déjà en cours depuis plusieurs années, mais ils se heurtaient systématiquement à des limitations comme le format spécifique nécessaire pour le logiciel de comptabilité de leurs fournisseurs. « Quand votre fournisseur utilisait un autre logiciel de comptabilité, vous étiez bloqué. Avec Peppol, tout le monde peut lire ce message », explique Winnie Brees. Quand ils ont remarqué que de plus en plus de factures entraient par EDI, ils ont vu l’opportunité d’améliorer la correspondance entre la facture et la commande. En janvier, ils avaient déjà atteint un taux de correspondance de 100 % avec le premier fournisseur pour lequel ils font appel à l’e-ordering. « La facture de cette commande est pour ainsi dire prête à être enregistrée 20 minutes plus tard. Outre l’économie et les gains d’efficacité, nous avons également remarqué des délais de livraison étaient plus courts, puisque tout arrivait beaucoup plus rapidement dans le système du fournisseur. »
Identification unique de lieux de livraison
Un bon début est fondamental. Mais Arco les a prévenus que le grand nombre de lieux de livraison au sein de la Ville d’Anvers pouvait constituer un problème. « Pour les fournisseurs, la ville d’Anvers est un cauchemar en termes de lieux de livraison », sourit Winnie Brees. « Nous avons plus de 4 000 lieux de livraison dans notre logiciel de comptabilité. Actuellement, il faut toujours les insérer dans l’e-order sous la forme de texte, ce qui est source de confusion chez les fournisseurs. Sur les conseils d’Arco, nous nous sommes ainsi adressés à GS1 Belgilux pour déterminer s’il était possible d’implémenter le Global Location Number (GLN) en interne. »
Arco connaît le GLN depuis longtemps parce que l’entreprise compte aussi de nombreux clients du secteur de la santé. « Le numéro BCE avec l’adresse figure sur les factures électroniques, mais les entreprises qui n’ont pas de numéro de TVA, par exemple, ont besoin d’un identifiant unique pour la livraison des commandes. C’est pour cet identifiant que nous nous sommes adressé à GS1 », explique Frank Humbeeck.
La ville planchera sur l’implémentation des GLN à partir de l’an prochain. « Avec l’expertise de GS1, nous espérons démêler l’écheveau des lieux de livraison et rendre nos procédures encore plus efficaces. »
L'importance des partenaires
À la Ville d’Anvers, on est heureux d’avoir pu faire appel à l’expertise d’Arco et de GS1 Belgilux. « Il est important de collaborer de manière efficace. Par exemple, grâce à sa lettre d’information transsectorielle, GS1 est le maillon idéal entre l’administration et les entreprises. Les entreprises sont informées de ce que font les administrations, et nous connaissons les besoins des fournisseurs », conclut Winnie Brees.
