Van het aanmaken tot controleren van je barcode, GS1 Belgilux staat je bij
Door de bomen het bos niet meer zien, het is niet onoverkomelijk als je net aan je ondernemersavontuur begint. Gelukkig helpt GS1 Belgium & Luxembourg je met plezier bij het opstarten van je online verkoop. Stefanie De Rocker, Customer Advisor en Operations Manager bij GS1 Belgilux, geeft enkele tips en tricks waarmee je best rekening houdt bij het uniek identificeren van je producten.
Je producten identificeren, waarom is dat zo belangrijk? Stefanie De Rocker legt het je uit: “Dankzij de wereldwijde unieke productidentificatie kan jij zonder problemen je producten overal ter wereld, zowel fysiek als online, verkopen. Bovendien helpt het bij de tracering van het product, waardoor je je stock makkelijk kan bijhouden en altijd weet waar je product zich bevindt.”
Het begint met een codepakket
Dat unieke identificatie voordelen biedt, is dus duidelijk, maar er bestaan zoveel barcodes in de wereld. Hoe weet ik welke ik mag gebruiken? “Het klinkt allemaal heel moeilijk, maar dat is het allesbehalve. Om van start te gaan met het aanmaken van productcodes en barcodes, schrijf je je bedrijf in bij GS1 Belgium & Luxembourg via ons My GS1 portaal. Als lid vraag je een codepakket aan, de grootte daarvan hangt af van de hoeveelheid codes die je nodig hebt”, legt Stefanie uit. Voor het codepakket betaal je jaarlijks een bedrag dat afhangt van het type pakket dat je koos. Het is als het ware een jaarlijkse gebruikerslicentie voor deze unieke codes die alleen jij kan gebruiken. Dat die codes uniek zijn, mag je heel letterlijk nemen. “Zelfs al verkoop je je producten niet meer en stop je je lidmaatschap bij GS1, die productcode blijft enkel en alleen dat product toebehoren. Die code verwijst dus altijd naar jouw product.” Zo’n codepakket bevat bovendien veel meer dan enkel codes. Je krijgt ook gratis toegang tot verschillende tools zoals My Product Manager en My Coupon Manager, je kan opleidingen volgen en de helpdesk staat altijd in drie talen ter beschikking.
Om het juiste codepakket te bestellen, moet je bij twee zaken stilstaan. “Enerzijds moet je jezelf de vraag stellen: “Hoeveel unieke producten heb ik nu en gaat mijn assortiment de komende jaren nog uitbreiden?””, vertelt Stefanie. “Als je een T-shirt in het blauw en geel verkoopt, dan heb je al twee productcodes nodig, want dat zijn telkens twee unieke producten. Vermenigvuldig dat met verschillende maten en je hebt al heel wat productcodes meer nodig. Anderzijds moet je ook nadenken over je verpakkingen. Je T-shirt heeft een productcode, maar als je een doos van vier T-shirts verkoopt, heeft die doos ook een aparte prijs, afmetingen en andere informatie en dus ook een aparte code nodig.” Kort samengevat, moet je enerzijds kijken naar de hoeveelheid unieke producten, anderzijds ook naar de verpakkingsniveaus die je hebt. Op basis daarvan kan je dan berekenen hoeveel productcodes je nodig hebt. “Je neemt best wat marge als je een eerste codepakket aankoopt. Zo heb je er zeker genoeg. Gelukkig kan je ook nog een extra pakket bijkopen, mocht je toch niet toekomen met je eerste pakket”, vult Stefanie aan. Daarnaast benadrukt Stefanie dat enkel merkeigenaars producten kunnen identificeren. “Als je doorverkoper bent, dan gebruik je de productcodes van de producent. Een product kan maar één keer uniek geïdentificeerd worden en dat gebeurt door de merkeigenaar.”
Optimaal je codepakket benutten
Bij je lidmaatschap bij GS1 Belgilux zit ook het gebruik van My Product Manager in. “My Product Manager helpt je bij het bewaren van je verschillende productcodes en het aanmaken van nieuwe. Meteen na aankoop van je codepakket kan je aan de slag. De gratis applicatie stelt je ook telkens de volgende code in je codepakket voor, waardoor je je nummeringscapaciteit volledig benut.” De GS1 applicaties, waaronder ook My Coupon Manager en My Location Manager, worden steeds geüpdatet en verbeterd aan de hand van gebruikersfeedback.
Slechts een telefoontje verwijderd
“De wereld van standaardisatie en barcodes kan verwarrend zijn in het begin. Gelukkig bieden wij onze leden een helpdesk die je met al je vragen kan contacteren. Als je bijvoorbeeld niet goed weet welk type barcode je moet gebruiken, kan je ons gerust opbellen en kijken we samen wat je nodig hebt”, zegt Stefanie. “Het juiste type barcode kiezen, is namelijk heel belangrijk voor de leesbaarheid van je barcode. Een kassasysteem kan niet zomaar elke barcode lezen. Om de leesbaarheid van barcodes na te kijken hebben we bovendien ook een barcodecontroledienst. Daarbij kijken we naar de printkwaliteit, de kleuren en of de juiste afmetingen gebruikt zijn. Zo kan jij met een gerust hart je barcodes afdrukken.”
Talrijke hulpmiddelen
Bij GS1 staan de leden centraal. Leden kunnen naast de algemene helpdesk, ook op sectorspecifieke helpdesks rekenen zoals voor doe-het-zelf, tuin en dier, gezondheidszorg en FMCG & Foodervice. Daarnaast vind je op de website ook tools om je controlecijfer te berekenen, welke kleurenpaletten er zijn toegelaten voor barcodes en via de Solution Provider finder vind je de juiste partner voor jouw noden op vlak van standaardisatie. “Ik kan het niet genoeg benadrukken, maar onze helpdesks zijn altijd bereid om te helpen. We zijn zeer toegankelijk en bieden daarnaast ook nog extra handleidingen en documentatie op onze website aan. GS1 helpt ondernemers graag op weg naar een goede identificatie van hun producten”, sluit Stefanie af.
