Vlaanderen maakt nu ook zelf werk van uitgaande elektronische facturatie

Sinds 2017 zijn bedrijven verplicht om hun facturen aan de Vlaamse overheden in België te versturen via Peppol. Het departement Financiën en Begroting (FB) wil e-facturatie volledig omarmen door binnenkort het versturen van e-facturen via Peppol uit te breiden. Naast het uitsturen van gewone e-facturen, wil het departement ook gebruik maken van het nieuwe type 102 heffingen. Wij bespraken het nieuwe e-facturatieproces met Ann Podevin van de Vlaamse Overheid, die dit hele project opvolgt.

Overheden konden lang weinig facturen via Peppol uitsturen, omdat er nog geen specifiek documenttype voorzien was voor heffingen. Er zijn namelijk slechts enkele documenttypes beschikbaar voor commerciële facturen, waar ook een inkooporder aan gekoppeld wordt (meestal het meest courante documenttype 380). Voor een heffing is er echter geen inkooporder, omdat er geen interactie is geweest met een klant. “Heffingen zijn namelijk gebaseerd op wettelijke basis, zoals een decreet of een besluit”, vertelt Ann. “Dit is specifiek aan de werking van een overheid.” Voor de Vlaamse overheid was het dan ook belangrijk dat er in Peppol een onderscheid werd gemaakt tussen de commerciële factuur en een heffing. Internationaal gezien zijn er al verschillende types erkend, maar voor heffingen was er nog geen specifieke standaard voorzien die door Peppol werd ondersteund. Daarom werd het documenttype 102 uit de codetabel UNCL1001 toegevoegd aan Peppol.

Vandaag worden de heffingen nog via het type 380, als commerciële factuur, verstuurd. Het nadeel hiervan is dat bedrijven/overheden hiervoor verwachten dat er een inkooporder wordt vermeld. Daardoor kunnen we een groot deel van onze heffingen niet elektronisch bezorgen aan onze klanten en versturen we deze momenteel op papier. Door de introductie van het type 102, specifiek voorzien voor o.a. heffingen, kunnen de facturen nu maximaal via Peppol verstuurd worden. Dat zal in eerste instantie voornamelijk naar overheidsklanten zijn omdat zij verplicht zijn om de e-factuur te ontvangen.

“De voordelen van Peppol zijn legio”, geeft Ann aan. “Het is eerst en vooral gebaseerd op een Europese standaard (EN 16931), waardoor we ook naar en van het buitenland kunnen verzenden en ontvangen.” De klant ontvangt zijn factuur via een gestructureerd elektronisch formaat, waarna die automatisch in het boekhoudsysteem wordt opgenomen. Het vergt minder manueel werk en leidt zo tot minder fouten. Daarnaast kan de verzender een terugkoppeling ontvangen van de factuur, bvb. of de klant deze goed heeft ontvangen. Tenslotte is er geen papieren flow meer en komen er veel minder manuele administratieve handelingen aan te pas.

Door de decentrale verwerking van facturen is het een uitdaging om een manier te vinden om de facturen aan de correcte entiteit te bezorgen, zodanig dat de entiteit de factuur kan goedkeuren om vervolgens op tijd te betalen. Als facturen verzonden worden naar een KBO-nummer, is er het probleem dat er soms tientallen entiteiten onder dit zelfde nummer werken. Daarom is het belangrijk dat de sub entiteit (zoals departement of agentschap) ook wordt vermeld. Hiervoor wordt momenteel onderzocht of het GLN als mogelijke oplossing in aanmerking kan komen. Door het gebruiken van een GLN kunnen zowel verzender als ontvanger duidelijk worden geïdentificeerd aangezien de sub entiteit dan ook op en unieke manier kan worden geïdentificeerd.

Normaal gezien werkt de Vlaamse overheid met een OVO-code om de verschillende Vlaamse instellingen te identificeren. Aangezien dit nummer in Peppol niet gebruikt kan worden, zouden deze OVO-codes kunnen gekoppeld worden aan een GLN, net zoals bv. retailers hun vestigingen identificeren met het GLN. Zo kunnen deze instellingen ook wereldwijd worden geïdentificeerd in bv. Peppol. Dit is een piste die de komende maanden verder zal onderzocht worden.

“GS1 Belgium & Luxembourg is voor ons een soort van kenniscentrum”, besluit Ann, “door ons op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden. Daarnaast biedt GS1 specifieke opleidingen rond Peppol aan. Ten slotte adviseert en begeleidt GS1 Belgilux ons bij problemen, zoals bij het nieuwe type 102 dat moest worden toegevoegd in de Peppol-standaard om effectief te kunnen starten met het elektronisch uitsturen van heffingen.”

“Op vlak van e-invoicing zijn we als Vlaamse overheid momenteel wel koploper in België”, vertelt Ann fier. “De volgende uitdaging zal zijn om de entiteiten op de hoogte te brengen van het nieuwe type.” “Tegen eind 2022 hopen we dat dit project rond zal zijn. Momenteel zijn we nog aan het analyseren welke velden van heffingen we in ons boekhoudsysteem moeten verwerken en hoe deze info dan naar overheidsinstellingen en bedrijven kan worden verstuurd.” We proberen om zoveel mogelijk andere Vlaamse instellingen te betrekken. Voor Vlaanderen kan dit immers over enkele tienduizenden documenten gaan, zoals boetes, retributies, aanslagbiljetten, enz.

“In een eerste stap zullen we starten met elektronisch factureren tussen de verschillende Vlaamse instellingen. In het achterhoofd houden we ook rekening dat e-invoicing binnen afzienbare tijd ook verplicht zal worden in een B2B-omgeving. Daarom is het systeem zeker en vast ook toekomstgericht. In het kader van deze toekomstige verplichting zal dit dus op langere termijn zeker verder worden uitgebreid naar bedrijven.”