La Flandre émettra dorénavant, elle aussi, des factures électroniques

Depuis 2017, les entreprises ont l’obligation d’envoyer leurs factures aux autorités flamandes en Belgique via Peppol. Le département finances et budget (FB) souhaite adopter pleinement la facturation électronique en renforçant prochainement l’envoi de factures électroniques via Peppol. Outre l’envoi de factures électroniques normales, le département souhaite également utiliser le nouveau type 102 pour les taxes. Nous avons discuté du nouveau processus de facturation électronique avec Ann Podevin des autorités flamandes, elle assure le suivi de l’ensemble du projet.

Pendant de nombreuses années, les autorités n’ont pu envoyer que très peu de factures via Peppol, en raison de l’absence d’un type de document spécifique prévu pour les taxes. Il n’existe effectivement que quelques types de documents disponibles pour les factures commerciales, auxquelles un ordre d’achat est également lié (le type de document le plus courant étant le 380). Pour une taxe, il n’y a pas d’ordre d’achat, vu qu’il n’y a eu aucune interaction avec un client. « Il faut savoir que les taxes ont une base légale, comme un décret ou un arrêté », explique Ann. « Cela est propre au fonctionnement d’une autorité ». Pour les autorités flamandes, il était également essentiel de pouvoir faire la distinction entre une facture commerciale et une taxe dans Peppol. D’un point de vue international, différents types sont déjà reconnus. Mais aucun standard soutenu par Peppol n’était encore prévu pour les taxes. C’est pour cette raison que le type de document 102 issu de la table de codes UNCL1001 a été ajouté à Peppol.

À l’heure actuelle, les taxes sont encore envoyées via le type 380, en tant que facture commerciale. Le souci, c’est que les entreprises/autorités s’attendent dès lors à ce qu’un ordre d’achat soit mentionné. C'est pourquoi nous ne pouvons pas envoyer la majeure partie de nos taxes par voie électronique à nos clients, et que nous avons temporairement recours au format papier. L’introduction du type 102, prévu spécialement pour les taxes notamment, nous permet désormais d’envoyer un maximum de factures via Peppol. Cela concerna dans un premier temps essentiellement les clients publics, car ces derniers ont l’obligation de recevoir des factures électroniques.

« Les avantages de Peppol sont légion » indique Ann. « Pour commencer, Peppol se base sur un standard européen (EN 16931), ce qui nous permet également d’envoyer et de recevoir des factures vers et depuis l’étranger ». Le client reçoit sa facture sous un format électronique structuré, et celle-ci est ensuite reprise automatiquement dans le système comptable. Cela permet de réduire le travail manuel et donc le risque d’erreurs. L’expéditeur peut en outre recevoir un retour d’information relatif à la facture, comme une confirmation de bonne réception de la part du client. Enfin, le flux de papier disparaît, et les traitements administratifs manuels sont réduits.

Qui dit décentralisation du traitement des factures dit difficulté à trouver une manière de transmettre les factures à la bonne entité, de sorte que celle-ci puisse valider la facture et payer dans le délai imparti. Si les factures sont envoyées vers un numéro BCE, le problème c’est qu’il se pourrait que des dizaines d’entités soient actives sous ce même numéro. C’est pourquoi il est essentiel que la sous-entité (comme un département ou une agence) soit également mentionnée. Raison pour laquelle une analyse est actuellement en cours pour vérifier si le GLN pourrait être envisagé comme une solution potentielle. L’utilisation d’un GLN permet une identification claire de l’expéditeur et du destinataire, étant donné que la sous-entité est elle aussi identifiée de manière unique.

En règle générale, les autorités flamandes utilisent un code OVO pour identifier les différentes institutions flamandes. Ce numéro ne pouvant pas être utilisé dans Peppol, ces codes OVO doivent pouvoir être reliés à un GLN, de la même manière que les retailers utilisent le GLN pour identifier leurs sites. Ainsi, ces institutions peuvent également être identifiées dans le monde entier, notamment dans Peppol. Il s’agit d’une piste qui sera étudiée dans les prochains mois.

« GS1 Belgium & Luxembourg représente pour nous un genre de centre de connaissances », conclut Ann, « en nous tenant informés des nouveaux développements et possibilités. GS1 propose en outre des formations spécifiques consacrées à Peppol. Enfin, GS1 Belgilux nous conseille et nous accompagne en cas de problèmes, comme ce fut le cas avec le nouveau type 102 qui devait être ajouté dans le standard Peppol afin de pouvoir effectivement commencer à envoyer des taxes de manière électronique ».

« Les autorités flamandes font office de pionniers pour ce qui est de la facturation électronique en Belgique », nous dit fièrement Ann. « Le prochain défi consistera à informer les entités à propos du nouveau type ». « Nous espérons mener à bien ce projet d’ici fin 2022. Nous sommes encore en train d’analyser quels sont les champs des taxes que nous devons traiter dans notre système comptable, et comment ces informations peuvent être envoyées aux institutions publiques et entreprises ». Nous nous efforçons d’impliquer un maximum d’autres institutions flamandes. Pour la Flandre, on parle en effet de plusieurs dizaines de milliers de documents tels que des amendes, rétributions, avertissements-extraits de rôle, etc.

« Dans un premier temps, nous commencerons par la facturation électronique entre les différentes institutions flamandes. Nous devons aussi tenir compte du fait que la facturation électronique va également devenir obligatoire dans un avenir proche au sein de l’environnement B2B. On peut donc dire que le système est assurément tourné vers l’avenir. Au vu de cette future obligation, il y a fort à parier que les entreprises seront également concernées à plus long terme ».