FAQ - Programme d'audit

My Audits est l’outil utilisé pour réaliser le programme d’audit de GS1 Belgilux, qui implique des audits par échantillonnage aléatoires des informations produit dans My Product Manager. Les audits consistent à comparer les informations figurant sur l’étiquette du produit et les données de My Product Manager. 

Le programme d'audit est obligatoire pour les fournisseurs d'aliments préemballés qui ne répondent pas aux critères d'exemption.

Dans le cas où un fournisseur refuse de participer au programme d’audit : 

• il sera assorti du drapeau « ne participe pas » dans nos systèmes ;
   
• cette non-participation sera signalée aux retailers. 

On entend par non-participation :     

• un fournisseur indique qu’il ne souhaite pas participer au programme d’audit (SOIT en le signalant SOIT en ne répondant pas à nos appels et rappels d’audit) ; 
   
• un fournisseur ne corrige pas les erreurs trouvées après l’audit dans My Product Manager.'

Les fournisseurs qui ont des produits alimentaires préemballés dans My Product Manager seront contactés individuellement selon la méthodologie suivante :   

• Les fournisseurs qui ont 40 produits ou moins recevront leur échantillon de produits à auditer toutes les 2 itérations (donc 4 fois au total) ;
• Les fournisseurs qui ont 41 produits ou plus recevront leur échantillon de produits à audit chaque itération (donc 8 fois au total) ;
• Le groupe de fournisseurs contactés toutes les 2 itérations sera réparti entre les itérations paires et impaires. 

Si vos produits doivent être audités, vous recevrez un e-mail de notre part, et les produits sélectionnés seront visibles dans l’application My Audits. Si vous n’êtes pas un éditeur de My Product Manager, contactez le helpdesk sectoriel pour vous identifier en tant que partie impliquée dans le programme d’audit. Seuls les éditeurs de My Product Manager ont accès à l’application My Audits. 

Si vous avez externalisé l’enregistrement à un DMS certifié, ces produits ne doivent pas être audités et vous pouvez demander via le helpdesk une exemption pour tous les produits concernés. Dans ce cas, fournissez-nous une liste complète des produits concernés avec des preuves.

Veuillez suivre ce processus pour demander des exemptions en raison de la saisie d'informations sur les produits par l'une des parties certifiées du DMS : 

1. Le fournisseur demande au DMS d'envoyer une liste des combinaisons GTIN/GLN pertinentes avec une confirmation au helpdesk du secteur, avec la personne de contact du fournisseur en CC.  
    
2. La partie DMS compose la liste et envoie l'e-mail avec l'annexe Excel (avec les combinaisons GTIN/GLN). Veuillez mentionner dans le titre de l'e-mail "Liste des exemptions pour le fournisseur X (GLN X) en raison de la saisie par la partie DMS (nom)". 
    
3. GS1 Belgilux traite cette liste et confirme les deux parties (DMS & fournisseur en CC) par e-mail. 
4. Les GTINs exemptés ne seront pas pris en compte dans l'échantillonnage d'audit. 

Les formats autorisés pour le téléchargement sont JPEG, PNG, TIFF et PDF. Un maximum de 120 Mo par image/artwork est autorisé.

My Audits se concentre sur l’audit d’informations qui revêtent une grande importance pour les consommateurs, à savoir celles figurant sur les étiquettes des produits alimentaires préemballés. Il s’agit notamment des ingrédients, des nutriments, des allergènes, mais aussi du poids net, du poids égoutté et des labels de qualité tels que « sans gluten », « végan » ou le label biologique européen. Cliquez ici pour une liste des domaines et des critères d’évaluation.

L’audit se concentre sur les produits alimentaires préemballés qui constituent une unité de consommation (également les multipacks). 

Vous pouvez trouver la liste des critères d’exemption sur notre site Web.

Notre site Web comporte des accords sectoriels et des instructions pour saisir correctement les données dans My Product Manager.

Le programme d'audit de GS1 Belgium & Luxembourg vise principalement à s'assurer que les informations produit partagées numériquement sont identiques aux données figurant sur l'étiquette dans le magasin. Dans ce cas, l'information de l'étiquette sert de référence. Pour les produits en vrac ou les produits en cours de traitement pour la vente, cette étiquette de référence manque souvent. Cependant, les preneurs de données utilisent les données du produit sur leurs canaux digitaux et dans leurs communications aux consommateurs. C'est pourquoi GS1 estime qu'il est important de vérifier également les données numériques de ces produits. En complément d'une photo de l'emballage, le producteur peut également fournir d'autres documents pour étayer les données de la fiche produit (par exemple, un PDF de la page de la fiche technique contenant les ingrédients).

Plusieurs attributs peuvent être remplis en plusieurs langues. Dans le programme d'audit du Belgilux, nous ne contrôlons que les champs remplis avec les codes linguistiques néerlandais (nl), français (fr) et allemand (de). Les autres langues, comme l'anglais (en), ne sont pas contrôlées quant à leur contenu, même dans les champs où elles sont obligatoires.

Veuillez noter que GS1 ne détermine jamais quelles langues sont obligatoires sur l'étiquette d'un produit. Dans le programme d'audit, nous comparons uniquement les langues figurant sur l'étiquette avec les langues figurant dans l'ensemble de données.

Quand une langue est-elle vérifiée ?

Indépendamment de ce qui figure sur l'emballage, nous vérifions toujours si le code linguistique choisi correspond à la langue utilisée. Si un attribut apparaît dans une langue sur l'emballage d'un produit, nous vérifions si la même information peut être trouvée dans l'ensemble de données dans la même langue. Inversement, une langue supplémentaire peut être présente dans l'ensemble de données, qui ne figure pas sur l'emballage lui-même. Dans ce cas, nous vérifions uniquement si la langue correspond au code linguistique choisi et si les informations peuvent éventuellement correspondre, mais nous ne pouvons pas effectuer une comparaison univoque. 

Exemple : quand une langue est-elle approuvée ou rejetée ?

Voici quelques exemples basés sur l'instruction de stockage courante « Conserver au frais et au sec ».

Vous pouvez trouver les résultats d’un audit de produit dans votre application My Audits, sous « rapport ». 

Un article est approuvé sur base de critères d’évaluation qui déterminent si un attribut est correct ou incorrect. 

Au cours du processus d'audit, il est déterminé pour chaque point de contrôle si les informations contenues dans My Product Manager sont correctes (score 1) ou incorrectes (score 0). Le score de chaque point de contrôle est ensuite multiplié par un poids qui détermine l'importance du point de contrôle (1 = faible, 5 = moyen, élevé = 10).  Le résultat de cette multiplication par point de contrôle est ensuite additionné et converti en un score sur 100 pour cette fiche produit. Si le score moyen est d'au moins 96 %, l'élément est jugé "suffisant". Si le score est inférieur à 96%, le verdict est "insuffisant". 

Le rapport dans My Product Manager fournit des informations sur les règles de validation logiques et indique les produits pour lesquels il reste des erreurs ou des avertissements ouverts selon ces règles de validation. Cela concerne la gamme complète de produits dans My Product Manager. 

Le rapport dans l’application My Audits ne porte que sur les produits audités. Il énumère des informations détaillées sur les erreurs commises par rapport aux produits qui ont reçu le verdict « insuffisant » dans le programme d’audit sur base des attributs contrôlés selon les critères d’évaluation. Les produits couverts par le programme d’audit, mais qui ont reçu le verdict « satisfaisant », ne sont pas présentés dans le rapport. 

Dans ce cas, contactez le helpdesk sectoriel par e-mail ou par téléphone : fmcg-foodservice@gs1belu.org - +32 2 229 18 88

Indiquez clairement de quoi il s’agit (My Audits + problème) dans l’objet de l’e-mail et précisez pour quel produit (GTIN) vous n’êtes pas d’accord, ainsi que la raison.

GS1 Belgilux informe les retailers par e-mail dès que les produits de l’échantillon d’une itération ont été audités. Vous pouvez également afficher le verdict par produit (satisfaisant ou insuffisant) dans l’application My Audits. 

Les retailers seront également informés de tout refus de participation des fournisseurs. 

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans les questions fréquentes, vous pouvez contacter le helpdesk sectoriel par e-mail ou par téléphone : fmcg-foodservice@gs1belu.org - +32 2 229 18 88

Nous vous invitons à mentionner dans l’objet de l’e-mail qu’il s’agit d’une question concernant My Audits + tout autre détail supplémentaire.